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Organisation du show du 25-26 juin à Saumur!
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Kirikou
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MessagePosté le: Mar 26 Avr - 09:28 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Je me permets de créer un post pour les adhérents, histoire de pouvoir discuter tranquillement de l'organisation et de la répartition des rôles!

Programme :
-       Samedi matin : arrivée des participants, visite vétérinaire,
-       Samedi midi : pot d’accueil (offert ?)
-       Samedi après-midi : classes qualificatives
-       Samedi soir : repas des éleveurs (inscription payante)
-       Dimanche matin : ridden classes et classes liberté
-       Dimanche midi, pendant le repas : présentation des étalons des Pays de la Loire + animations diverses
-       Dimanche après-midi : finales et remises des prix.
 
>>> que proposons-nous dans "animations diverses"?
- un jeu à cheval ou avec son cheval en main type relais d'eau?
- une courses des handlers? (course en sac ou autre)?
- une petite présentation de la génétique des robes "version peinture" avec des modèles vivants?
- d'autres idées?

Niveau bénévoles, il nous faudrait:
- D’un secrétariat : 3 personnes dont une gérant le logiciel informatique
- D’un commentateur
- D’une personne pour gérer la sono
- D’un électricien
 -D’une personne pour gérer l’accès aux boxes, munie d’un talkie-walkie fournit par l’école militaire, pour envoyer les concurrents au fur et à mesures des épreuves
- D’une personne gérant l’accès au paddock, munie d’un talkie-walkie fournit par l’école militaire pour appeler les concurrents au fur et à mesures des épreuves
- D’un juge disciplinaire
- D’une ou deux personnes pour accueillir les participants et gérer le stand de l’ACA-PL
- D’une personne pour la surveillance de nuit
- D’une personne chargée de ramasser les crottins (prévoir des poubelles en conséquence)
- D’une personne responsable du bloc sanitaire
 
>>> pour l'informatique, Fred (mon chéri) s'en charge.
Pour le reste…il va falloir recruter !!
 
Sur place:
- Je rappelle que pour les boxes, nous ne pourrons pas laisser pénétrer plus de 19 personnes à la fois!

- Lydie se charge de la signalétique (panneaux)

Pour la publicité:
- Catherine a obtenu l’accord de « Cheval arabe » pour nous faire un peu de pub!
- Catherine m’a dit de charger d’une annonce à diffuser sur les forum ...n'hésitez pas à diffuser à votre tour sur les forums que vous connaissez!

- Des affiches sont prévues

- Une photographe pro sera là (nom ?)


Pour les dossiers

- Prévoir un dossier d’inscription avec tous les renseignements nécessaires pour les participants

- Prévoir un dossier d’accueil avec tous les renseignements nécessaires pour les participants le jour du concours
 
Si vous avez des idées pour ce qu’il ne faut pas oublier dans ces dossiers, n’hésitez pas !
S’il manque des choses à ce premier message, n’hésitez pas !


Armelle.


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MessagePosté le: Mar 26 Avr - 09:28 (2011)    Sujet du message: Publicité

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MessagePosté le: Mer 27 Avr - 12:14 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Excellente initiative Armelle  :

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Kirikou
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MessagePosté le: Dim 1 Mai - 15:25 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Changement dans le programme

Pour des raisons d'organisation, les épreuves seront condensées sur une journée seulement, celle du dimanche.
Les concurrents pourront néanmoins arriver la veille.


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Kirikou
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MessagePosté le: Mer 4 Mai - 09:02 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

PROGRAMME:
Samedi:
accueil des participants à partir de 16h
dimanche:
- matin: classes qualificatives
- midi: parade des étalons
- début d'après-midi: classes montées
- après-midi: finales:
junior femelle
senior femelle
junior mâles
senior mâles
Best in show (vainqueur toutes classes confondues)

RV est donné aux bénévoles à partir du samedi, 14h (pour ceux qui peuvent!)
Au programme: l'électricité, le montage des tentes, l'installation de la sono, la préparation de la carrière et l'accueil des premiers participants à partir de 16h!

Ce programme sera précisé quand nous aurons le nombre définitifs d'engagés.
Les engagements seront clos le lundi 20 juin 2011.

Les tarifs pour les adhérents:
régional D:  5 euros
classes montées: 5 euros
régional D + classes montées: 10 euros
parades des étalons: gratuit
box: pas encore déterminé

Les tarifs pour les non-adhérents à l'ACA-PL:
régional D:  15 euros
classes montées: 10 euros
régional D + classes montées: 20 euros
parades des étalons: 10 euros
box: pas encore déterminé

Les feuilles d'inscription et d'engagement seront en ligne d'ici peu.


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Kirikou
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MessagePosté le: Jeu 5 Mai - 18:42 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Se pose le problème des classes liberté:

Pour situer:
Les présentations en main et classes montées, se dérouleront dans la grande carrière, coupée en deux pour l'occasion avec un côté "détente" et un côté "ring". La séparation doit être matérialisée par des fils et si possible des plantes. Ce qui n'est donc pas suffisant pour des classes libertés.

Je vois deux solutions si on veut inclure des classes liberté au programme:
- on sépare en deux la grande carrière à l'aide de barrières. Reste le pb du coût de la location de ces barrières, il faut se renseigner.
- on organise la classe liberté dans le manège MAIS cela suppose soit de déplacer la sono (ça me semble trèèèèèèèèèès compliqué et long), soit d'en louer une 2e et on risque d'exploser notre budget. Catherine (ou Luc), tu confirmes que la classe liberté doit se passer en musique donc qu'il faut une sono?

J'avoue que si la classe liberté nous amène des participants ce serait bien de la faire. En même temps, si c'est pour faire quelque chose à l'écart de tout le reste et sans sono, c'est pas terrible.

Des propositions? D'autres solutions envisageables?

Armelle.


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MessagePosté le: Jeu 5 Mai - 19:26 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Concernant la sono, je dois peut-être pouvoir en dégoter une petite qui serait peut-être suffisante pour le manège. 
Le problème qui risque d'être plus ardu est celui du public, la commission de sécurité risque de nous limiter le nombre des spectateurs autorisés à y assister ce qui n'est pas très simple à gérer non plus ; je vais évoquer le problème demain avec Saint-André si je peux le joindre.


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Cath
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MessagePosté le: Jeu 5 Mai - 20:04 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Armelle ou Luc,
Pouvez-vous me donner des infos sur le manège, dimensions, comment est-il agencé, accès...+ photos si possible
Merci
Cath


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MessagePosté le: Jeu 5 Mai - 22:55 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

J'envoie un lot de photos par mail ; L'accès principal chevaux est celui qui figure sur la photo, un autre accès se trouve à l'opposé et il est généralement utilisé par le public car donne sur l'avenue Foch ; il est à noter que l'espace qui se trouve devant la porte du manège est un espace public ouvert à la circulation des véhicules.

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MessagePosté le: Jeu 5 Mai - 23:08 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Et voilà ce que devrait donner l'affiche :



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Kirikou
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MessagePosté le: Lun 9 Mai - 17:50 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Je relance pour l'épreuve liberté...à combien met-on les engagements si on l'organise? Parce que ça à l'air bien parti !

Pour rappel, pour les non adhérents:
régional D:  15 euros
classes montées: 10 euros
régional D + classes montées: 20 euros
parades des étalons: 10 euros
box: pas encore déterminé

Je proposerais donc bien un truc du style
Classe liberté: 10 ou 15 euros
Classe liberté + classes montées: 20 euros
Classe liberté + régional D + classes montées: 30 euros

et pour les adhérents:
régional D:  5 euros
classes montées: 5 euros
régional D + classes montées: 10 euros
parades des étalons: gratuit
box: pas encore déterminé

Je proposerais:
Classe liberté: 5 euros
Classe liberté + classes montées: 10 euros
Classe liberté + régional D + classes montées: 15 euros

Qu'en pensez-vous?
Il faudrais que je puisse mettre en ligne au plus vite les formulaires d'inscription qui sont prêts, manque plus que le tarif des classe liberté et celui des boxes.


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MessagePosté le: Lun 9 Mai - 19:44 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

 
Citation:
Je proposerais donc bien un truc du style
Classe liberté: 10 ou 15 euros
Classe liberté + classes montées: 20 euros
Classe liberté + régional D + classes montées: 30 euros




 Ca me semble pas mal, je pensais à quelques chose du genre.


J'ai reçu aujourd'hui un appel de Eric GEAR pour me signifier (en y mettant cependant les formes) que la ridden class n'est pas ouverte aux demi-sang et que les juges de ridden ne seront pas autorisés à les juger ; je lui ai fait part de mon intention d'accepter les DSA quitte à créer une ou des classes spécifiques, il n'est pas contre mais à nous de trouver des juges  en plus il insiste sur le fait (et là il a raison) que nous indiquions bien clairement qu'il n'y aura pas cette année de championnat ridden pour les DSA à Vichy. A nous, donc, d'indiquer, avant les engagements, que seuls les PSAR pourront être qualifiés pour Vichy.


J'en ai profité pour évoquer le problème du mors de bride et insisté lourdement ; voici ce que j'ai pu obtenir : "cette année, acceptez les chevaux montés en filet, sans toutefois le crier sur les toits ; en revanche l'année prochaine nous seront intraitables sur ce point".


Concernant les juges pour les DSA, je devrai pouvoir trouver des personnes compétentes pour assurer cette tâche (si je peux obtenir un homme en Noir ce serait le top).


Concernant les boxes, j'ai pu avoir quelqu'un de l'EAABC ; la location des boxes est comprise dans la convention mais le paillage et le nettoyage des boxes est à notre charge, il convient donc de louer une benne pour y placer le fumier et d'assurer ce nettoyage ; je vais tâcher de trouver 1 ou deux palefreniers pour assurer cette tâche. Il va aussi falloir trouver de la paille en quantité suffisante et également du foin (encore que là nous pouvons envisager de demander aux propriétaires d'emporter leur foin ce qui permettrait de fixer le prix des boxes plus bas quitte à prévoir un petit dépannage pour les distraits)


J'appelle demain pour avoir les tarifs de location d'une benne et pour la paille.












 


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Kirikou
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MessagePosté le: Lun 9 Mai - 19:50 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

En ce qui me concerne, je constate que certaines personnes n'ont encore rien compris...bref, passons là-dessus, ça n'est pas le sujet.
Précise si on met les classe libertés à 10 ou à 15 euros et dis moi pour les boxes dès que tu sais et je publie les bulletins d'engagement.
On laisse donc les ridden classes ouvert aux DSA, c'est bien ça?


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MessagePosté le: Lun 9 Mai - 20:28 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Affirmatif, nous devrons par contre créer une ou deux classes qui leur seront réservées.


Pour la classe liberté, 15 euros me semblent pas mal ; cela encouragera à coupler liberté et classes concours D.


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Kirikou
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MessagePosté le: Mar 10 Mai - 06:47 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Dans ce cas, pourquoi ne pas créer une classe liberté pour DSA?
Mais il faut également trouver un juge...


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MessagePosté le: Mar 10 Mai - 09:48 (2011)    Sujet du message: Organisation du show du 25-26 juin à Saumur! Répondre en citant

Effectivement et définir des critères de jugement... 

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